Groei door minder afhankelijkheden

Otherside at Work groeit hard. Nieuwe klanten, ontwikkelingen in ons product, meer medewerkers. Deze groei biedt kansen. Zo kunnen we ons platform verder ontwikkelen tot een completer Employee Sustainability & Wellbeing (ESW)-platform. Daarmee helpen we organisaties om een integraal beeld te krijgen van de duurzame inzetbaarheid en het welzijn van hun medewerkers.

Maar groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe voorkom je dat groei verandert in “een grote, logge organisatie”? Grote organisaties gaan vaak gepaard met traagheid en eindeloos afstemmen. Het resultaat: gefrustreerde klanten en medewerkers.

Bij Otherside at Work vinden wij dat je medewerkers écht ruimte en regie moet geven. En dat is niet alleen iets wat je zegt – je moet ook proactief werken aan het wegnemen van afhankelijkheden. Dat doen we niet alleen in hoe we ons product ontwikkelen, maar ook in hoe we samenwerken met klanten, partners en leveranciers. In deze blog vertelt Stef Roskam, VP Engineering bij Otherside at Work, hoe wij dat aanpakken.

Waarom minder afhankelijkheid zo belangrijk is

Stef: “Als je groeit als organisatie, ontstaan er vanzelf afhankelijkheden, omdat verantwoordelijkheden over meer mensen verdeeld worden. Dat kan zijn tussen teams, afdelingen, tussen jou en de klant, of tussen jou en een externe leverancier. Als je die afhankelijkheden niet actief beheert en waar mogelijk minimaliseert, ga je vertragen. Je moet afstemmen, wachten, overleggen – dat kost tijd en energie, voor zowel je klant als je eigen mensen.”

Afhankelijkheden leiden tot:

• Vertraging in ontwikkeling en implementatie
• Minder wendbaarheid in product en organisatie

En dat zorgt uiteindelijk voor meer frustratie, intern én extern.

“Wij willen juist dat klanten zoveel mogelijk zelf dingen kunnen aanpassen, dat teams zo zelfstandig mogelijk werken, en dat wij de controle over onze software houden,” vult Stef aan.

Afhankelijkheden binnen softwareteams: autonomie als versneller

“Een belangrijk principe in onze productontwikkeling is dat teams end-to-end verantwoordelijk zijn voor hun eigen domein. Elk team – bestaande uit een product owner, developers, een business analist en een tester – werkt aan specifieke, functioneel gedefinieerde onderdelen van ons product. Hierdoor kunnen ze zelfstandig opereren, met zo min mogelijk afhankelijkheden van andere teams.

Architectuur speelt hier een cruciale rol. Een monolithische applicatie werkt prima met een klein aantal developers. Maar met veertig developers zit je elkaar in de weg. Daarom hebben we de Xpert Suite opgesplitst in kleinere, zelfstandige modules – domeinservices – die los kunnen draaien en door één team beheerd worden.

We zoeken ook balans in de samenstelling van teams. Waar mogelijk splitsen we rollen niet op (zoals frontend en backend), omdat dit de snelheid verhoogt. We bieden daarnaast een sterke frontendcomponentenbibliotheek, zodat backend-georiënteerde developers effectief kunnen werken.

Maar sommige rollen splitsen we juist bewust. Een business analist én tester in één persoon? Dat werkt volgens ons niet goed: je komt klem te zitten tussen begin en eind van een iteratie, en testen verdringt de voorbereiding van de volgende cyclus. Ontwikkeling en testen zijn aparte expertises – goede testers zien fouten die anderen niet opmerken.”

Door deze keuzes kunnen teams sneller leveren, met minder behoefte aan grootschalige overleggen. Stef: “We vermijden bewust organisatiebrede events zoals Product Increment Events. Ik heb nog nooit iemand écht enthousiast gehoord over SAFe. Je zit dan met vijftien product owners in een ruimte te coördineren wie wat gaat doen. Dat is niet agile, want tijdens het proces aanpassen is bijna onmogelijk. Vaak is dit het gevolg van te veel technische splitsing in plaats van focus op businessdomeinen. Als backend bij het ene team zit, frontend bij een ander, API’s bij een derde en ERP-integratie bij een vierde, dan ben je volledig afhankelijk van elkaar om klantwaarde te leveren.

Dat leidt tot die grote coördinatievergaderingen, trage processen en lange doorlooptijden. Wij willen juist dat teams zelfstandig kunnen werken, end-to-end verantwoordelijk zijn voor hun domein en niet op elkaar hoeven te wachten. Natuurlijk kun je niet alle afhankelijkheden vermijden, maar ze moeten zoveel mogelijk tussen teams worden opgelost – niet met een gigantische planningssessie voor de hele organisatie.”

Minder afhankelijk van engineering: klanten en consultants aan het stuur

We werken ook continu aan het verminderen van afhankelijkheid richting klanten en customer success. Dat begint bij hoe we de Xpert Suite hebben ingericht: als een flexibel platform waarin klanten en consultants veel zaken zelf kunnen beheren.

“Als een klant of consultant voor elke kleine configuratiewijziging een engineer nodig heeft, gaat het traag,” zegt Stef. “Dan hoor je al snel: ‘De sprint zit vol, kom over drie sprints terug.’ Dat wil je niet.”

Daarom zorgen we dat consultants en klanten steeds meer zelf kunnen regelen: workflows aanpassen, integraties opzetten, e-mailtemplates maken, notificaties beheren. Dingen die vroeger alleen via code konden, zijn nu direct aanpasbaar. Dit geeft meer controle en minder wachttijd. Ook op API-gebied breiden we selfservice uit: klanten bepalen zelf welke data naar hun BI-platform gaat, hoe vaak, en houden zo controle over hun datastromen.

We vergroten ook de zelfstandigheid van onze Xpert Service Partners (zoals worldofwork, How2Wow en Baker Tilly). Zij zijn al volledig zelfstandig in het inrichten van systemen voor klanten. We werken aan de laatste stappen om hen ook complexe conversies te laten uitvoeren. Voor gemiddelde klanten is dat al mogelijk.

Minder afhankelijk van leveranciers: end-to-end eigenaarschap

Ook van externe leveranciers willen we zo min mogelijk afhankelijk zijn. Daarom beheren we zelf een groot deel van onze technische infrastructuur.

“Wij beheren zelf onze firewalls en de virtuele infrastructuur waarop onze software draait,” zegt Stef. “In grotere bedrijven zie je vaak dat IT-beheer wordt uitbesteed – soms aan een partij die het weer uitbesteedt. Dan beland je in eindeloos overleg en heb je minder inzicht in hoe dingen precies werken. Wij willen snel kunnen handelen en precies weten waar een probleem zit. Dat maakt ons onafhankelijk bij wijzigingen in de infrastructuur.”

Minder afhankelijkheid, meer voordelen

Of het nu gaat om onze softwarearchitectuur, samenwerking of klantomgevingen – alles is gericht op het minimaliseren van afhankelijkheden. Want minder afhankelijkheid betekent:

• Meer snelheid en flexibiliteit
• Meer autonomie en zelfstandigheid voor klanten en partners

Dat leidt tot minder frustratie, minder wachten en meer werkplezier voor onze teams.
En dat maakt Otherside at Work niet alleen een fijne partner om mee samen te werken, maar ook een aantrekkelijke werkgever. Stef: “Mensen komen (terug) naar ons vanwege onze manier van werken. Omdat je hier eigenaarschap en zeggenschap hebt over wat je bouwt, en écht impact kunt maken.”

Xpert Suite

De Xpert Suite is een datagedreven portaal voor Employee Sustainability & Wellbeing (ESW). Het ondersteunt organisaties in vijf HR-domeinen: Preventie, Vitaliteit, Verzuim, Job Fit en Betrokkenheid. Door data uit deze domeinen te combineren ontstaat een uniek totaalbeeld van de medewerker. Zo kunnen organisaties gerichter werken aan duurzame inzetbaarheid en het ondersteunen van gelukkige professionals.

Het portaal is er voor medewerkers, leidinggevenden, HR-professionals, bedrijfsartsen, gemachtigden en verzekeraars. Elke gebruiker krijgt toegang die volledig is afgestemd op zijn of haar behoeften.

Wil je meer weten over de Xpert Suite of werken bij Otherside at Work?