support
Xpert Desk
073 - 61 59 999
Support
Xpert Desk
073 - 61 59 999

Het overstappen naar een nieuw verzuimsysteem of het starten met een verzuimsysteem is geen dagelijkse kost voor veel mensen. Gelukkig is het dat wel voor het team van Otherside at Work 😊. We begrijpen dat het doen van een overstap spannend kan voelen en dat je benieuwd bent hoe je zo optimaal mogelijk gebruik maakt van de Xpert Suite. Ook snappen we dat je je afvraagt hoe een overstap naar de Xpert Suite met jouw gegevens in zijn werk zal gaan. Hieronder vind je daarom alle stappen die we doorlopen voor het implementeren van de Xpert Suite.


Kies je implementatie proces
Wanneer je hebt besloten voor Xpert Suite te kiezen zullen we starten met de implementatie. Voor de implementatie kun je afhankelijk van jouw wensen kiezen voor onze 'best practice' XS Plug & Play of voor XS Maatwerk.

XS Plug & Play
XS Plug & Play is een kant-en-klare Xpert Suite waarmee je al binnen 2 tot 4 weken live kunt, inclusief een koppeling met een HR-systeem! Daarbij kun je de implementatie bij XS Plug & PLay grotendeels zelf doen wat tijd en kosten scheelt. Geen tijd? Dan helpen onze consultants je!

Vanuit XS Plug & Play kun je direct starten en vervolgens eenvoudig aanpassingen doen of uitbreidingen toevoegen. Onze software is namelijk modulair opgebouwd waardoor je de XS kunt uitbreiden met nieuwe modules of eigen protocollen.
 

XS Maatwerk
Heeft jouw Xpert Suite maatwerk nodig of heb je speciale wensen? Houd dan rekening met een implementatie tijd vanaf 4 weken. Als je wilt weten of er bij jou maatwerk nodig is, neem dan contact met ons op!

Het implementatie proces
Meer weten over de stappen die benodigd zijn voor de implementatie van de Xpert Suite? Hieronder vind je de 8 algemene stappen die we samen met je doorlopen in het geval van een eigen implementatie van Xpert Suite of uitbreiding van XS Plug & Play 
 

1. Intake  
Eerst nemen we een intake met je af. In dit gesprek inventariseren we jouw wensen. We denken samen met jou na over welke (aanvullende) protocollen, en spreekuursoorten er bijvoorbeeld nodig zijn voor jouw organisatie. Maar denk hierbij ook aan autorisaties en koppelingen. 


2. Trainingen functioneel beheer  
Om goed gebruik te maken van de Xpert Suite en om ervoor te zorgen dat je eenvoudig zelf aanpassingen kunt doen, is het gewenst om minimaal één persoon van jouw organisatie onze Functioneel Beheer training te laten volgen. Deze training bestaat uit thuisstudie en één fysieke trainingsdag en zal voorafgaand aan de implementatieperiode worden ingepland voor tijdens de implementatie periode. Wil je meer weten over deze training? Kijk dan hier>>

Wil je het functioneel beheer liever niet zelf doen? Huur dan onze applicatie consultants in voor alle eerstelijns support! 


3. Inrichting van de omgeving & configuratie van aanvullende modules  
In deze fase ga je jouw werkprocessen vertalen naar de inrichting van de Xpert Suite. Op welke dagen neem je bijvoorbeeld contact op met de medewerker in het ziektetraject? Of heb je een aantal specifieke zaken die je af hebt gesproken met jouw leidinggevenden of met jouw klanten (als je een arbodienst of verzekeraar bent)? Als alle informatie bekend is rondom jullie eigen werkwijze kan het implementatie proces starten. Ook aanvullende modules worden (voor jou) geïmplementeerd en werkend gebracht voor gebruik. Tijdens dit proces zal de implementatie consultant tussentijds contact hebben om de voortgang te bespreken met je. Ook heb je de gelegenheid om te testen en eventueel bij te sturen.  



4. Koppelingen aanleggen  
Wist je dat je via ons koppelplatform XS Connect heel veel koppelingen zelf kunt makenBijvoorbeeld een koppeling met een HR-systeem zoals Afas, Nmbrs, Loket.nl of SAP. Ook ondersteunen wij de volledige Sivi-standaard. Uiteraard is het een nauwkeurig klusje dat aandacht vergt, daarom kennen wij een koppeltraining die wij elke maand geven! Leg je de koppeling liever niet zelfOnze integratie consultant kan ook de koppelingen aanleggen voor jou. 


5. Historiek dossiers importeren  
Als alles is ingericht, is het tijd om de verzuimhistoriek te importeren. Deze (verzuim-)trajecten voer je eenvoudig zelf op met onze XS-importsheets, of kun je vaak eenmalig meesturen bij de aangelegde koppeling. Wil je dit niet zelf doen of wil je ook oude notities, documenten of contractafspraken importeren in jouw nieuwe XS-omgeving? Vraag dan één van onze consultants om hulp. 

Jouw huidige verzuimsysteem zal tijdens deze import niet beschikbaar zijn. Daarom plannen onze consultants deze imports ook buiten kantoortijden zoals in een weekend. Uiteraard word je hierover goed vooraf geïnformeerd. 


6. Laatste tests  
Nadat de imports zijn gedaan is het tijd voor het testen van het systeem. Dit gaan wij aan onze kant doen, maar is ook nodig vanuit jullie kant. Verschillende rollen moeten vanuit jullie getest worden zodat je zeker weet dat je de ziekmelding of andere werkprocessen straks goed kunt uitvoeren in de XS. Uiteraard zullen we dit ook meenemen in het tijdschema zodat jouw organisatie dit kan inplannen.  


7. Livegang  
En dan…is het moment daar; je kunt live met de XS Plug & Play! Alle medewerkers kunnen vanaf die dag in Xpert Suite aan de slag.  


8. Nazorg  
Heb je nog vragen? Uiteraard zijn we bereikbaar voor vragen en advies. Onze implementatie consultants zorgen voor een overdracht naar onze Xpert Support Desk of jouw Applicatie Consultant (afhankelijk van jouw service contract). Ook hebben we een uitgebreide kennisbank Xpert Support Centre waar je veel informatie over de Xpert Suite kunt vinden in de vorm van handleidingen, filmpjes of webinars. Jouw eigen Customer Success Manager is daarnaast tot je beschikking als jouw strategische aanspreekpunt.   

Heb je naar aanleiding van deze uitleg nog vragen? Neem dan contact op met een van onze collega’s!

   Contact

Ja, ik wil!

Wij willen ook graag contact met jou!
Otherside at Work
Utopialaan 36, gebouw C
5232 CE 's-Hertogenbosch
Kamer van Koophandel: 17152287
Receptie
Tel: 073 61 59 950
Xpert Desk
Tel: 073 61 59 950
Download onze brochure
Robert van Gils | Business Development Manager
robert.vangils@othersideatwork.nl 06 46 11 99 28
Bianca van Grinsven | Sales Manager
bianca.vangrinsven@othersideatwork.nl 06 41841632
Maak nu een afspraak!