Welke systemen koppel jij?

Als je met een verzuimsysteem werkt heb je vaak te maken met data uit verschillende systemen. Bijvoorbeeld data uit een CRM-, HR- of finance-systeem. Of misschien heb je wel software van een derde partij die bepaalde dienstverlening van jullie overneemt. Zet jij deze gegevens nu handmatig over naar je verzuimsysteem? Dat kost veel tijd. Of je nu al een systeem hebt, of je bent je aan het oriënteren voor een nieuw systeem; het is belangrijk goed na te denken over het koppelen van je verzuimsysteem met het systeem waar de data in wordt vastgelegd.

Maar welke systemen kun je allemaal koppelen aan jouw verzuimsysteem? We hebben wat punten voor je op een rij gezet!

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?

Maar eerst...wat is een koppeling?

Een koppeling is een directe verbinding tussen jouw verzuimsysteem en een ander  softwarepakket, bijvoorbeeld een salarissysteem of personeelsinformatie systeem. Zo kunnen noodzakelijke gegevens eenvoudig worden overgenomen in jouw verzuimsysteem en hoef je dus niet alle gegevens dubbel in te voeren. Een groot voordeel van koppelingen is dat de functioneel beheerder (in de meeste gevallen) zelf geen exports meer hoeft samen te stellen. De gegevens kunnen periodiek (bijvoorbeeld dagelijks, maar in sommige gevallen zelfs real-time) geactualiseerd worden.

Welke data kun je koppelen?

Wat je kunt koppelen is afhankelijk van welk verzuimsysteem je kiest. Vaak biedt een verzuimsysteem standaard integraties voor organisatie-, medewerker- en verzuimgegevens. Maar ook voor afspraken, documenten, taken, financiële gegevens en gebruikersautorisaties. We bespreken hier vier verschillende soorten koppelingen:

1. HR-systemen
2. Back-office systemen
3. Ketenpartners
4. Via open-API

1. HR-systemen

Om dubbele invoer te voorkomen kun je je verzuimsysteem koppelen met een HR-systeem. Denk bijvoorbeeld aan; de organisatiestructuur met afdelingen en leidinggevende, het automatisch aanmaken van leidinggevende accounts of medewerker en verzuim en herstelmeldingen. Let wel op, want werkgevers willen hun HR-systeem vaak koppelen met een verzuimsysteem, maar  vanuit de AVG is het niet toegestaan om gegevens van medewerkers te delen met de arbodienst als er geen aanleiding is. Kijk daarom goed bij jouw verzuimsoftware aanbieder hoe je dit veilig kunt laten verlopen.

2. Back-office systemen

Denk je naast het koppelen van je HR-systemen ook na over je back-office systemen zoals je agenda of mailserver? Ook die kun je koppelen! Maar ook verdere administratie zoals facturatie, polisadministratie of een datafeed. Zo kun je je facturatiesysteem koppelen waardoor je contractadministratie vloeiend overloopt in jouw verzuimsysteem. Hetzelfde geldt ook voor je polisadministratie. En door een datafeed aan je datawarehouse te koppelen kun je data ophalen om nog beter en sneller te analyseren.

3. Ketenpartners

3.1 Arbodienstverleners/Schadelastbeheerder

Als werkgever of inkomensvolmacht wil je kunnen koppelen met de arbodienstverlener die met jouw verzuimsoftware werkt. Dat kan vaak vrij eenvoudig bij een software leverancier. Ben je een werkgever of inkomensvolmacht waarbij je samenwerkt met een dienstverlener die niet met jouw verzuimsoftware werkt? Ook dan is er geen nood. Kijk of jouw software leverancier de SIVI-standaard ondersteunt waarbij de koppelingen op basis van een vast formaat zijn vormgegeven.

3.2 UWV-koppeling

Voor slimme verzuimbegeleiding is een goede samenwerking met het UWV een must. Een goede koppeling met het UWV zorgt ervoor dat processen veel sneller kunnen verlopen. Er zijn twee verschillende koppelingen te onderscheiden:

Digitaal melden
Met deze koppeling kun je meldingen doorgeven aan het UWV. Bij de Xpert Suite kun je bijvoorbeeld de volgende meldingen doorgeven aan het UWV: ziekmelding in verband met langdurig verzuim (42 weken), betermelding na langdurig verzuim (42 weken) of ziekmelding bij een Ziektewet-uitkering, maar ook nog andere meldingen. Soms worden alle UWV-formulieren zelfs snel en eenvoudig voor-ingevuld met informatie uit jouw verzuimsysteem.

Documentenkoppeling
Met deze koppeling kun je zonder in te loggen in DigiPoort de volgende UWV-documenten automatisch doorzetten naar jouw verzuimsysteem. Documenten zoals ziektewet (ZW), zwanger (WAZO), eigenrisicodrager ziektewet, maar ook andere documenten kunnen automatisch worden doorgezet. Deze koppeling is op dit moment alleen te verkrijgen via de Xpert Suite van Otherside at Work.

4. Via open-API

Heb je echt integratie ambities en óók de skills, dan bieden leveranciers van verzuimsoftware ook vaak een open API-architectuur waarmee je jouw verzuimsoftware kunt koppelen aan jouw ESB. Verder biedt de Open-API architectuur ook de mogelijkheid om eigen applicaties te laten communiceren met jouw verzuimsoftware of delen van jouw verzuimsoftware te integreren in je eigen portals.

Koppelen is niet goedkoop!

Maar let op: koppelen is niet goedkoop! Een koppeling kan al vaak oplopen tot duizenden euro’s. En als je dan meer dan 10 koppelingen moet maken, dan kan het een duur grapje worden. Vandaar dat sommige leveranciers van verzuimsystemen ook de mogelijkheid bieden om zelf koppelingen aan te maken via een platform. Zorg wel dat je eerst een training volgt want een koppeling maken is een precies werkje en je wilt natuurlijk geen data verliezen. Informeer dus bij jouw software leverancier vooraf hoe je een koppeling kunt maken en welke kosten hier verbonden aan zijn.

Meer weten over verzuimbegeleiding en efficiëntie?

Bekijk dan eens hoe FlexFamily ons verzuimsysteem De Xpert Suite ervaart. In deze video leggen verschillende teamleden uit hoe de Xpert Suite hen helpt in de bedrijfsvoering.