Triages bij datagedreven werken

‘Een goed begin is het halve werk: leg met vragenlijsten of triages een basis voor data-gedreven dienstverlening

Steeds meer arbodienstverleners geven aan dat ze data-gedreven werken. Dat is wat mij betreft een logische ontwikkeling. Ook arbodienstverleners zuchten onder tekorten op de arbeidsmarkt; niet alleen bedrijfsartsen, maar ook goede casemanagers zijn schaars. Eén van de oplossingen is gerichter gaan werken en dat start met het slim gebruiken van data.
 

Ook data is vaak schaars

Om daadwerkelijk data-gedreven te kunnen werken, moet je wel over voldoende data beschikken en daar zie je in praktijk vaak ‘gaten’. Veel arbodiensten hebben een blinde vlek met betrekking tot kort verzuim. Onder invloed van het Eigen Regie-model begint de begeleiding vanuit de arbodienst vaak pas rond de 6e week van het verzuim. Los van de verzuimmelding beschikt de arbodienst daardoor niet over inhoudelijke informatie over het verzuim in de eerste 6 weken. Dat is om twee redenen jammer:

• Bedrijfsartsen missen informatie om snel en gericht te kunnen reageren bij potentieel langdurig of problematisch verzuim.

• Er is eigenlijk weinig bekend over de reden van uitval bij het grootste deel van het verzuim.

Waarom dit een gemiste kans is, zal ik hieronder uitleggen.

Erger voorkomen 

De NVAB besteedt veel aandacht aan de ontwikkeling van richtlijnen. In deze richtlijnen wordt de ‘best practice’ beschreven. Een aantal hiervanvan deze richtlijnen vragen om een actieve rol van de bedrijfsarts in een vroeg stadium van het verzuim. Twee duidelijke voorbeelden zijn de richtlijnen voor ‘Psychische Problemen’ en ‘Conflicten in de werksituatie’. De bedrijfsarts kan alleen invulling geven aan deze richtlijnen, als hij op tijd bij de begeleiding wordt betrokken. De juiste benadering kan in veel gevallen erger voorkomen. Denk daarbij aan het geven van aandacht, zorg dragen voor een interventie, op tijd verwijzen en het voorkomen dat de re-integratie door wachtlijsten vertraging oploopt of stil komt te staan. Wordt de bedrijfsarts pas bij het opstellen van de probleemanalyse met deze problematiek geconfronteerd, dan wordt het vaak veel moeilijker om adequaat bij te sturen. Langlopende conflicten kunnen escaleren of totaal vast lopen. Psychische klachten kunnen verergeren omdat er geen zicht is op een oplossing is.

Daar waar de begeleiding vanuit de arbodienst pas in de 6e week begint, is er vaak wel ruimte om de bedrijfsarts eerder in tde schakelen als de werkgever daar aanleiding toe ziet. Vaak worden signalen echter te laat opgevangen of blijven ze ergens bij de werkgever hangen. Tel daar de wachttijd voor een consult bij de bedrijfsarts bij op en je krijgt begeleiding die op zijn zachtst gezegd sub-optimaal is.

Preventief advies

Bedrijfsartsen en arbodiensten hebben een bredere taak dan de verzuimbegeleiding. Al jaren wordt opgeroepen meer tijd en aandacht aan preventie te besteden. Bij organisaties die meer dan 100 werknemers hebben bestaat zelfs de verplichting om jaarlijks een arbo-jaarverslag te publiceren.  

Zoals eerder aangegeven hebben arbodiensten vaak geen informatie over de oorzaak van het verzuim dat beperkt blijft tot 6 weken. Voor de duidelijkheid, dit betreft dus het grootste deel van het verzuim (70% van alle verzuim is kortdurend (minder dan 4 weken).  Speelt fysieke of mentale overbelasting een rol bij deze ziekmeldingen, dan heeft de bedrijfsarts/arbodienst daar geen weet van. Het gebrek aan data maakt het dus moeilijk om gericht over preventieve maatregelen in relatie tot arbeidsomstandigheden te adviseren. In rapportages kan de bedrijfsarts zich dan baseren op inhoudelijke informatie uit arbeidsomstandigheden spreekuren en de begeleiding van lang verzuim, maar dat levert dan vaak een incompleet beeld op. De inzet van een PAGO of PMO levert al meer informatie op, maar in de praktijk blijkt dat dit vaak niet structureel wordt ingezet, waardoor ook dit een vertekend beeld geeft.deze wordt ook te vaak niet structureel ingezet en levert vaak een vertekend beeld op. Daarbij hebbenWerknemers die het meest baat zouden hebben bij preventieve adviezen hebben vaak de neiging niet deel ter nemen aan preventief onderzoek. 

 Wil jij meer uit jouw data halen? Lees meer over hoe je   periodiek veilig data uit Xpert Suite kunt halen met Datastreams   om het vervolgens te gebruiken voor je eigen analyse. 

Laagdrempelig meer informatie verzamelen

Steeds meer arbodiensten maken daarom gebruik van triages (sterk geprotocolleerde telefonische uitvraag) of vragenlijsten om op een laagdrempelige en gestructureerde manier informatie te verzamelen. Het verzamelen van Als er medische of gezondheidsgegevens vindt dan plaats worden verzameld, dan zal dat onder de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts plaats moeten vinden. 

Bij het verzamelen van deze data is structuur belangrijk. Voor de ontwikkeling van zowel triages als vragenlijsten kan gebruik worden gemaakt van beslisbomen. De vragen die worden getoond aan een werknemerWelke vragen worden gesteld iszijn dan afhankelijk van het antwoord op van voorgaande vragen. 

De papieren versie maakt hierbij plaats van de digitale versie.Bij het zelf invullen van een papieren formulier wordt je verwezen naar een volgende vraag; is het antwoord ja, ga dan naar vraag 7. In digitale vorm kan je er voor zorgen dat de triagist of een werknemer alleen die vragen krijgt te zien die van toepassing zijn. Dit verhoogt het gebruikersgemak van een vragenlijst/triage.

Dit soort tTriages en vragenlijsten kunnen laagdrempelig bij kort verzuim worden ingezet. Beiden kunnen worden gebruikt om op basis van bedrijfsgeneeskundige richtlijnen te filteren wat adequaat en actief  onder de aandacht moet worden gebracht van de bedrijfsarts moet worden gebracht. Denk daarbij aan de eerder genoemde voorbeelden overals psychische klachten en conflicten. De bedrijfsarts wordt daardoor in staat gesteld om invulling te geven aan de richtlijnen; problemen en potentieel lang of complex verzuim kunnen daarmee eerder worden opgelost.

Daarnaast kan de uitvraag niet alleen worden gebruikt om niet alleen de verzuimoorzaak in kaart te brengen, maar ook of er een (gedeeltelijke) samenhang met de arbeidsomstandigheden is. Met deze informatie kan meer diepte aan preventief advies en arbo-jaarverslagen worden gegeven.

Het versturen van een digitale vragenlijst is het meest kostenefficiënt. De verwerking van de gegevens verloopt geautomatiseerd. Ondanks het feit dat de meeste werknemers wel  over een smartphone of PC beschikken, zul je niet iedereen bereiken. Daarnaast zal maar een deel van de werknemers een (digitale) vragenlijst invullen; laaggeletterdheid of het ervaren van weinig urgentie zal daar een rol bij spelen. Een respons van 60% is redelijk. Alhoewel je geen volledige dekking hebt, levert dit al veel meer data op voor zowel begeleiding als preventief advies. Uiteraard kun je hier als werkgever de nodige invloed op uitoefenen. 

Qua bereik is een telefonische triage het meest effectief. Niet alleen bereik je meer werknemers, maar telefonisch contact geeft ook de mogelijkheid vragen nader toe te lichten of verder door te vragen. Een eerste triage hoeft. Zo’n triage hoeft niet lang te duren. Het is verstandig korte en slimme triages te ontwikkelen. Niet volledigheid staat voorop, maar een afweging welkeHet gaat erom dat je de juiste vragen stelt, zodat je de data verzamelt die je nodig hebt voor optimale begeleiding en geven van en om invulling te geven aan preventief advies. 

Dat geldt overigens ook voor een vragenlijst; is deze te lang of wordt een werknemer te veel geconfronteerd met vragen die niet relevant zijn, dan bestaat er een grote kans dat een werknemer afhaakt en de vragenlijst niet afmaakt. Een onderliggende beslisboom kan er in beide gevallen voor zorgen dat de uitvraag zo kort mogelijk en relevant is.

Advies: ga voor een hybride aanpak

Een hybride aanpak houdt rekening met zowel de kosten als het bereik. Verzuimende werknemers ontvangen eerst een digitale vragenlijst. Als daar niet op wordt gereageerd (eventueel met een reminder), dan wordt er gebeld en door middel van een triage dezelfde informatie verzameld. 

Effectievere verzuimbegeleiding

Triages (of vragenlijsten) kunnen ook bij de begeleiding van langdurig verzuim worden ingezet. Het automatisch doorplannen van consulten om de 4 of 6 weken is lang niet altijd zinvol. Ook hier kan een slim gespreksprotocol (triage) of een vragenlijst worden gebruikt om te filteren. Verloopt herstel en re-integratie goed dan is directe betrokkenheid van de bedrijfsarts lang niet altijd nodig. Door de achtergrond goed uit te vragen wordt de bedrijfsarts in staat gesteld om de ‘vinger aan de pols’ te houden en de voortgang te toetsen. Treedt er stagnatie op, dan wordt de informatie actief voorgelegd aan de bedrijfsarts en kan deze daarop zijn beleid afstemmen. 

Laagdrempelige uitvraag kan daarnaast worden gebruikt om in systematisch in kaart te brengen of er factoren zijn die de re-integratie vertragen, bemoeilijken of zelfs blokkeren. Deze data levert niet alleen input om gericht de begeleiding aan te passen, maar ook om te kijken of er structurele patronen zijn die vragen om een aanpassing van het verzuimbeleid of praktische invulling daarvan. 

Verzanden re-integratie-trajecten omdat er structureel geen passende arbeid beschikbaar is of wordt aangeboden, dan is dat een punt van aandacht. Indien van toepassingDaarnaast kan met extra vragen structureel data worden verzameld om de effectiviteit van interventies te meten. Met deDe combinatie van kwalitatieve informatie (verzuimoorzaak, beoordeling interventie, knelpunten) en kwantitatieve gegevens (zoals de verzuimduur) heb je potentieel goud in handenis puur goud. 
 

Data centraal

Kort samengevat levert de inzet van triages en/of vragenlijsten arbodiensten dus veel meer data op die zowel voor gerichte en effectieve verzuimbegeleiding kan worden gebruikt, als voor preventieve adviezen. Deze data kan bovendien worden gebruikt om de kwaliteit van de begeleiding en interventies te verbeteren. 

Werkgevers kunnen worden voorzien van meer gerichte adviezen die niet alleen de verzuimbegeleiding verbeteren, maar ook de mogelijkheid bieden om concrete invulling te geven aan duurzame inzetbaarheid en goed werkgeverschap. En dat is gezien de krappe arbeidsmarkt goed nieuws!

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig om datagedreven te gaan werken? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee!