AVG-proof werken met verzuimgegevens

AVG-proof werken met verzuimgegevens

Het beheren van verzuimgegevens is een delicate kwestie binnen elk bedrijf. Het is niet alleen belangrijk om deze gegevens nauwkeurig actueel te houden, maar ook om ervoor te zorgen dat dit gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het waarborgen van privacy en veiligheid van deze gegevens is van cruciaal belang. In dit blog bespreken we een aantal punten die bijdragen aan AVG-proof werken met verzuimgegevens en helpen bij het waarborgen van de privacy van medewerkers.
 

1. Bewustwording 
Het begint allemaal met bewustwording. Zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van de AVG en de implicaties ervan voor het verwerken van persoonlijke gegevens, inclusief verzuimgegevens. 

2. Transparantie 
Informeer je werknemers over welke gegevens worden verzameld en waarom, bijvoorbeeld in een privacy verklaring. Zorg dat werknemers hun rechten kennen zoals bijvoorbeeld het Recht van inzage of Recht op rectificatie. En dat duidelijk is hoe ze deze rechten kunnen uitoefenen. 

3. Beveiliging 
Zorg voor een strikte beveiliging van verzuimgegevens. Gegevens moeten veilig worden opgeslagen, bijvoorbeeld met versleutelingstechnologieën. 

4. Data minimalisatie
Verzamel alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het beheren van verzuim. Bepaal daarnaast hoelang je de gegevens nodig hebt. En zorg dat je deze regelmatig bijwerkt en verwijdert wanneer ze niet langer nodig zijn. Stel hiervoor een duidelijk beleid op voor het bewaren van verzuimgegevens conform de richtlijnen van de AVG (naast de AVG staat ook in de WGBO dat medische gegevens minimaal 20 jaar bewaard moeten blijven). Na afloop van de bewaartermijn moeten gegevens adequaat worden verwijderd.

5. Autorisatie
Beperk de toegang tot verzuimgegevens tot die medewerkers die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor hun taken. Implementeer strikte autorisatieniveaus en zorg ervoor dat werknemers alleen toegang hebben tot de verzuimgegevens die relevant zijn voor hun functie.
Het naleven van de AVG bij het verwerken van verzuimgegevens is essentieel om de privacy van werknemers te waarborgen en om te voldoen aan wettelijke vereisten van de AVG. Vergeet daarbij niet om regelmatig je privacybeleid te evalueren en bij te werken om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de laatste ontwikkelingen rondom gegevensbescherming. 

AVG-proof werken in een verzuimsysteem

Door met een gedegen verzuimsysteem te werken creëer je een omgeving om eenvoudig aan de wettelijke AVG-bepalingen te voldoen. Zo verzamel je niet onnodig gegevens en zijn jouw verzuimgegevens strikt beveiligd met een 2-factor authenticatie. Een verzuimsysteem houdt daarbij rekening met bewaartermijnen van dossiers. Ook zijn er autorisaties aan te leggen waardoor alleen de aangewezen professional bij een (deel van een) dossier kan.

AVG-proof werken met Xpert Suite

Binnen Xpert Suite doen we er alles aan om de verzuimgegevens optimaal te beveiligen en functionaliteiten aan te bieden die aansluiten op de AVG-bepalingen. Daarom bieden we naast bovengenoemde ondersteuning ook een strikt beveiligd medisch dossier. In het medisch dossier heeft alleen een medisch professional toegang. Alle medische documenten en notities zijn voor de medisch professional eenvoudig terug te vinden in een overzichtelijke tijdlijn. De bedrijfsarts of andere medisch specialist kan de gegevens eenvoudig bijwerken en indien nodig veilig delen met andere medische professionals. Werk jij al met taakdelegatie binnen jouw bedrijf? Je kunt ook eenvoudig samenwerken met een taakgedelegeerde.

Ook kun je binnen de Xpert Suite veilig berichten versturen rondom een verzuimdossier via een beveiligde berichtenbox. Deze box voldoet volledig aan de regels van de AVG. Zo kun je met andere professionals schakelen over een verzuimende medewerker en ook documenten, zoals UWV-documenten, veilig versturen. Bovendien kun je deze documenten eenvoudig digitaal laten ondertekenen door de medewerker en leidinggevende. Bekijk in deze video hoe Veilig Communiceren werkt tussen een leidinggevende en een casemanager.

Daarbij doen wij als software ontwikkelaar er alles aan om verzuimgegevens binnen Xpert Suite optimaal te beveiligen. Daarom testen wij onze software periodiek door middel van penetration tests en hebben we een SOC2 verklaring en zijn we ISO 27001 én NEN7510 gecertificeerd.

Kortom wil je zorgeloos AVG-proof werken?

Overweeg dan een volledig AVG-proof ingericht verzuimsysteem. Wil je meer informatie over AVG proof werken in een verzuimsysteem of Xpert Suite? Neem dan contact met ons op  via onderstaande knop. Happy to help:)

Naast dat een systeem je helpt om conform de AVG te kunnen werken, kan het er ook voor zorgen dat je geen taak meer hoeft te missen in de opvolging van de WvP-taken waardoor je administratieve loonsancties voorkomt. Wil je weten hoe? Lees dan Zo mis je nooit meer een taak>>>