Testimonial
Jelmer van Nijen
Manager Backoffice
Hoe maak je de stap van een arbodienst die sterk is in verzuimbegeleiding, naar een bredere arbodienstverlener? Die ook preventie en duurzame inzetbaarheid integraal aanbiedt? En zich richt op het algehele gezondheidsvraagstuk van de werkgever?
Vanuit die vraag is Vitalr haar dienstverlening al jaren aan het doorontwikkelen. Met haar oorsprong in schadelastbeheersing en verzuim, groeide Vitalr uit tot een gecertificeerde arbodienst met een stevig klantenbestand, voornamelijk in Noord-Oost Nederland.
Met die groei ontstond ook de wens om verzuim niet langer alleen als ‘reactief proces’ te benaderen, maar juist proactief met werkgevers mee te kijken. Hoe voorkom je uitval? Hoe richt je een gezonde werkvloer in? En hoe houd je grip op inzetbaarheid?
Dat vraagt om een andere manier van werken. Minder reactief. Meer aan de voorkant. Preventie, duurzame inzetbaarheid en data spelen daarin een steeds grotere rol.
.jpg)
Waarom Xpert Suite?
Om die ambitie waar te maken, zocht Vitalr één systeem dat mee kan groeien. Niet alleen voor de Wet verbetering poortwachter, maar voor het complete verhaal.
Met haar brede en datagedreven perspectief op medewerkerswelzijn - Employee Sustainability & Wellbeing - sloot Xpert Suite hier als moderne SaaS-oplossing goed bij aan. Ooit gestart als verzuimsysteem, maar inmiddels veel breder inzetbaar. Flexibel ingericht. Datagedreven. En ruimte om eigen keuzes te maken.
Sinds 2023, biedt Xpert Suite een solide basis voor Vitalr. Waarmee Vitalr (verzuim)processen naar eigen hand kan inrichten. Met eigen protocollen, regievoering op de Wet Verbetering Poortwachter en een efficiënte backoffice. ''Wij zijn groot geworden met verzuim. Daar ligt onze basis. Xpert Suite sluit daar perfect op aan, maar biedt tegelijk ruimte om verder te kijken," zegt Jelmer van Nijen, Teamleider Backoffice.
Die vrijheid is doorslaggevend. Processen, rollen en protocollen worden ingericht zoals Vitalr werkt. Niet andersom. En in de doorontwikkeling van de software wordt actief meegedacht. Jelmer: ''Technisch kunnen we het gewoon precies laten aansluiten op onze dienstverlening. Daarnaast word ik regelmatig betrokken bij de doorontwikkeling van de software, waarmee je ziet dat Otherside goed luistert naar de behoefte.''
Wat levert het op in de praktijk?
Sindsdien ondersteunt XS Vitalr dagelijks in haar dienstverlening:
- Duidelijke rollen voor verzuimspecialisten, bedrijfsartsen en POB’s
- Aparte protocollen voor coaches en vertrouwenspersonen
- Inzicht in branchecijfers voor scherper advies
- Een medewerkersportaal voor alle communicatie en dossierinzage
- Geautomatiseerde contract-onboarding, tijdregistratie en facturatie
Hiermee komt een groot deel van onze dienstverlening samen in één omgeving. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en geeft overzicht.
De verzuimprocessen bij Vitalr sluiten nu volledig aan op de praktijk. Elke professional werkt vanuit een eigen rol in Xpert Suite, van verzuimspecialist tot coach. Hierdoor wordt ook de uitvraag en monitoring van interventies direct in XS vastgelegd.
''Met de branchecijfers kunnen we klanten laten zien waar ze staan. Dat maakt het gesprek concreter en sterker,'' aldus Jelmer. Daarnaast hebben medewerkers sinds enkele maanden via een eigen portaal inzicht in hun dossier en communicatie. Jelmer: ''Zo zijn er geen losse e-mails of externe systemen meer nodig, maar verloopt de communicatie met de medewerker via XS.''
Xpert Suite als centrale databron
De grootste winst zit in data. Xpert Suite fungeert als centrale bron voor casemanagement, triage, vragenlijsten en klantinformatie. Daardoor ziet Vitalr patronen en trends. En daarmee kansen om eerder in te grijpen.
''We willen liever minder verzuim bij klanten. Dan kunnen we meer betekenen aan de voorkant. Goede data is daarvoor cruciaal,'' zegt Jelmer. ''Ook de onboarding van nieuwe klanten verloopt strakker. Informatie is direct compleet en beschikbaar. Daarmee kunnen we sneller en beter adviseren.'' – voegt Renate van Laar, Procesmanager bij Vitalr toe.
.jpg)
Waar wil Vitalr naartoe?
De volgende stap is een brede propositie: gezonde werkgevers creëren. Dit vraagt een nieuwe blik op de dienstverlening: betere risico-inventarisaties (RI&E) en opvolging, gerichtere preventie en meer integrale dienstverlening rondom duurzame inzetbaarheid.
En één systeem dat alles ondersteunt. Van verzuim en RI&E tot PMO, keuringen en vitaliteit. ''Geen losse documenten of systemen meer. Alles op één plek,'' zegt Renate. Een duidelijke, integrale aanpak. Met één procesmanager per klant en een heldere structuur aan de voorkant, is Vitalr een one-stop-shop voor alles rondom personeel. Het salesplan, inclusief financiële analyse van verzuim, ondersteunt een actieve rol richting klanten: betrokken, beschermend en persoonlijk.
Dat vraagt een investering, maar levert rust, overzicht en resultaat op voor werkgevers. Terwijl er goed gezorgd wordt voor hun mensen.
Doorgroeien vanuit Employee Sustainability & Wellbeing
De visie van Vitalr sluit naadloos aan bij die van Otherside at Work. ''Wij zijn groot geworden als verzuimmanagementsysteem maar oriënteren ons sinds enkele jaren op de bredere bedrijfsgezondheidszorg. We noemen dit Employee Sustainability & Wellbeing.'' - zegt Bas Winterink, Customer Success Manager bij Otherside at Work.
''Hierbij gaat het zowel om het bevorderen van duurzame inzetbaarheid als om het voorkomen van verzuim, uitval en verloop. In dat kader, hebben én ontwikkelen we naast verzuim ook tools rond de domeinen preventie, vitaliteit, job fit en betrokkenheid'' – zegt Bas.
Waar Xpert Suite zich ontwikkelt richting Employee Sustainability & Wellbeing (ESW), beweegt Vitalr mee. Samen wordt gekeken naar:
- Onboarding klanten: betere analyses bij nieuwe werkgevers, met directe koppeling naar RI&E en plan van aanpak.
- Preventie en duurzame inzetbaarheid naast verzuimtrajecten betere dienstverlening rond RI&E’s, PMO’s en vitaliteit.
- Proactief signaleren en adviseren: meer focussen op ‘vroegsignalering’ vanuit data en dashboards
- Integrale aanpak: Alles moet samenkomen in 1 systeem. Van het dataverkeer tot aan de professionals rondom de medewerker.
''Arbodienstverlening gaat over gezonde organisaties bouwen. Die mindset hebben wij. En die willen we ondersteunen met Xpert Suite,'' zegt Jelmer.
De stip op de horizon
De richting is duidelijk. Vitalr wil uitgroeien tot een arbodienst die écht integraal kijkt. Mensgericht. Datagedreven. En met oog voor het hele verhaal achter werk en gezondheid. ''Niet alleen verzuim managen, maar begrijpen wat mensen nodig hebben om goed te werken en met plezier inzetbaar te blijven,'' aldus Jelmer.
Samen met Otherside ziet Vitalr dan ook veel kansen om nieuwe tools te ontwikkelen die hen hier als arbodienst bij helpen. Denk aan:
- Dashboards die RI&E, vitaliteit en verzuim met elkaar verbinden
- Slimmere protocollen voor het opvolgen van het Plan van Aanpak
- Integraties met HR-processen, zodat duurzame inzetbaarheid onderdeel wordt van de hele employee journey
Jelmer: ''Wij willen de beste arbodienst van Nederland worden. Dat betekent: de dingen die we doen, ook écht goed doen. En met Otherside als partner geloven we dat we dit waar kunnen maken.''
Benieuwd naar ons innovatieve platform?
