Testimonial
Heleen Vlot
Product Owner I Business Process Management
Steeds meer efficiëntie in processen
Voor een arbodienst is informatie ontzettend waardevol. Hoe meer je weet, hoe passender de aandacht die je een medewerker kunt geven. Tijdens een verzuimtraject worden op verschillende momenten gegevens verzameld. Bijvoorbeeld bij de eerste ziekmelding, voorafgaand aan een spreekuur, tijdens een probleemanalyse of na afloop van een traject. Hoe completer en actueler die informatie is, hoe beter professionals hun werk kunnen doen.
Capability heeft deze processen grotendeels gedigitaliseerd met XS Forms en XS Summarize-it binnen Xpert Suite. Daarmee worden niet alleen administratieve handelingen verminderd, maar beschikken verzuimprofessionals ook eerder over de juiste informatie en houden zij meer tijd over voor persoonlijk contact.
Heleen Vlot, Product Owner bij Capability: ‘Wat ik vooral heel fijn vind, is dat veel automatisch verloopt. Het systeem verstuurt op de juiste momenten zelf de vragenlijsten en zorgt ervoor dat de informatie direct in het (medisch) dossier terechtkomt.’
XS Forms als rode draad door het verzuimproces
Waar vragenlijsten vroeger vaak los werden ingezet, maakt Capability tegenwoordig op meerdere momenten in het verzuimproces gebruik van XS Forms. De vragenlijsten zijn volledig geïntegreerd in de bestaande verzuimprotocollen en worden automatisch verstuurd zodra een bepaalde stap in het proces daarom vraagt.
Zo ontvangt een medewerker direct na een ziekmelding een triagevragenlijst. Op basis van de antwoorden wordt bepaald of direct contact nodig is of dat een later contactmoment beter past.
‘Door de vragenlijst te gebruiken zijn we in staat om het zó in te richten dat we alleen nog op dag 4 bellen bij psychische klachten en arbeidsconflicten, en dat de griepjes pas op dag 8 worden gebeld. Dat scheelt daadwerkelijk heel veel telefoontjes en effectieve inzet van de taakgedelegeerde', vertelt Heleen.
Dezelfde werkwijze wordt toegepast voorafgaand aan spreekuren. Zowel medewerkers als leidinggevenden ontvangen automatisch een vragenlijst waarmee relevante informatie vooraf wordt verzameld. Daardoor start een bedrijfsarts of taakgedelegeerde beter voorbereid aan het gesprek en hoeft tijdens het spreekuur minder tijd besteed te worden aan het verzamelen van basisinformatie.
Ook voor probleemanalyses, mobiliteitsgesprekken en klanttevredenheidsonderzoeken zet Capability vragenlijsten in. Omdat alle verzendingen onderdeel zijn van het protocol verlopen deze processen grotendeels automatisch.
Foto: Heleen Vlot, Product Owner bij Capability
Dynamische vragen zorgen voor minder administratieve belasting
Een belangrijk verschil met de eerdere werkwijze is dat Capability gebruikmaakt van dynamische vragenlijsten. Vragen worden alleen getoond wanneer ze daadwerkelijk relevant zijn. Afhankelijk van een eerder antwoord verschijnen vervolgvragen of worden complete onderdelen automatisch overgeslagen.
Hierdoor hoeven professionals niet langer door lange, statische formulieren te werken. Zij zien uitsluitend de informatie die op dat moment van toepassing is. Dat maakt het invullen overzichtelijker en verkleint de kans op onnodige registraties.
Capability heeft inmiddels meerdere spreekuurtypen omgezet naar deze dynamische werkwijze. De ervaringen zijn positief: 'Dit werkt veel fijner en sneller en duidelijker, en ik heb niet meer allemaal onnodige velden', hoort Heleen terug van haar collega’s.
Meer automatisering, minder handmatig werk
Naast het ondersteunen van de inhoudelijke processen levert XS Forms ook veel praktische voordelen op.
Doordat vragenlijsten automatisch worden verzonden op vooraf ingestelde momenten, hoeft niemand deze handmatig te versturen. Ook de opvolging van verschillende processtappen verloopt consistenter, omdat iedere medewerker hetzelfde protocol volgt.
De inrichting vraagt in eerste instantie tijd, maar zodra een proces is ingericht profiteert Capability dagelijks van de automatisering.
Binnen Capability worden bovendien continu nieuwe toepassingen toegevoegd. Zo worden vragenlijsten niet alleen gebruikt voor triage en spreekuren, maar ook voor evaluaties en kwaliteitsmetingen richting opdrachtgevers.
De respons op de vragenlijsten laat zien dat deze werkwijze goed aansluit op de praktijk. Sinds begin dit jaar zijn duizenden triagevragenlijsten verstuurd, waarvan het overgrote deel is ingevuld. Ook bij voorbereidende vragenlijsten voor probleemanalyses wordt een aanzienlijk deel vooraf ingevuld, waardoor professionals beter voorbereid aan hun afspraken beginnen.
Dit heeft niet alleen voordelen voor Capability en haar professionals, maar ook voor de werknemer en werkgever. De laagdrempeligheid van het invullen van de vragen, zorgt voor meer participatie van de medewerker in zijn of haar traject. Een vaak cruciale factor in (verzuim)begeleiding.
Meer tijd voor de professional
Het grootste voordeel zit uiteindelijk niet in de techniek, maar in de tijd die professionals terugkrijgen.
Doordat informatie vooraf beschikbaar is, worden minder onnodige telefoongesprekken gevoerd en kunnen spreekuren efficiënter verlopen. Professionals besteden minder tijd aan administratieve werkzaamheden en meer tijd aan de inhoud van het gesprek.
Dat maakt het mogelijk om beschikbare capaciteit slimmer in te zetten zonder concessies te doen aan kwaliteit.
Sneller rapporteren met XS Summarize-it
Naast XS Forms maakt Capability intensief gebruik van XS Summarize-it.
Tijdens spreekuren genereert XS Summarize-it automatisch een conceptsamenvatting van het gesprek. Medische en niet-medische informatie worden afzonderlijk opgesteld, waarna dit eenvoudig kan worden verwerkt in het dossier.
Voor veel taakgedelegeerden is dit inmiddels een vast onderdeel van hun dagelijkse werkwijze. Waar verslaglegging voorheen een tijdrovende administratieve taak was, beschikken zij nu direct over een goed leesbare samenvatting die slechts beperkt hoeft te worden gecontroleerd of aangevuld.
'Je kunt een medische en een niet-medische samenvatting laten maken en die tekst vervolgens gebruiken om bijvoorbeeld je documenten op te stellen. Omdat je dit allemaal binnen Xpert Suite doet, gaat dat allemaal relatief snel. Dus in het proces van gesprek naar gespreksverslag naar document winnen we steeds meer tijd', zegt Heleen
Martyna Miller (foto rechts), Verzuimmanager en Mediator bij Capability voegt hieraan toe: 'Sinds ik Summarize-it gebruik, heb ik de zekerheid dat geen enkel belangrijk detail uit mijn gesprekken met cliënten verloren gaat. Alle relevante informatie wordt meegenomen bij het formuleren van mijn advies, wat de kwaliteit en volledigheid van mijn werk aanzienlijk verbetert.'
Daarnaast kan ik tijdens gesprekken veel meer aandacht besteden aan waar het echt om draait: actief luisteren, doorvragen en de cliënt goed adviseren. In plaats van voortdurend aantekeningen te maken, zoals voorheen, kan ik mij volledig richten op het gesprek. Dat maakt mijn werk niet alleen efficiënter, maar verbetert ook de kwaliteit van het contact met de cliënt', voegt Martyna toe.
Extra ondersteuning voor meertalige professionals
Binnen Capability werken verschillende professionals die naast Nederlands ook Pools, Engels, Arabisch of andere talen spreken. Juist voor deze groep blijkt XS Summarize-it veel extra waarde te bieden.
Heleen: 'Het grote voordeel van Summarize-it is: stel dat het hele gesprek in het Pools of Engels wordt gevoerd, dan komt de samenvatting netjes in het Nederlands. Dat is echt een verbeteringsslag.’
Waar voorheen taalverschillen soms zichtbaar waren in schriftelijke terugkoppelingen, levert de AI-ondersteuning nu een professionele Nederlandse verslaglegging op richting werkgevers.
Adoptie groeit stap voor stap
Binnen Capability wordt XS Summarize-it inmiddels door een grote groep medewerkers intensief gebruikt. Sommige professionals maken iedere maand honderden samenvattingen en geven aan dat zij dankzij de oplossing hun caseload beter beheersbaar houden.
Zij ervaren minder administratieve druk, lopen minder achter met openstaande taken en houden meer rust in hun werkdag.
Tegelijkertijd ziet Capability nog kansen om de adoptie verder te vergroten, met name onder bedrijfsartsen. Zoals bij iedere nieuwe manier van werken vraagt ook AI om gewenning. Sommige professionals hechten sterk aan hun eigen schrijfstijl of hebben de oplossing in een vroeg stadium geprobeerd en sindsdien niet opnieuw gebruikt.
Door ervaringen van enthousiaste collega's te delen en de voordelen zichtbaar te maken groeit het gebruik stap voor stap verder.
.jpg)
Foto: Heleen Vlot, Product Owner bij Capability
Samen bouwen aan efficiëntere arbodienstverlening
Voor Capability zijn XS Forms en XS Summarize-it geen losse functionaliteiten, maar onderdelen van één bredere ontwikkeling: professionals ondersteunen met slimme digitale hulpmiddelen die administratieve lasten verlagen en ruimte creëren voor persoonlijk contact.
Heleen benadrukt dit: ‘Ik heb al meerdere collega’s met een hoge caseload horen zeggen: met Summarize-it is het een stuk behapbaarder en heb ik niet einde van de dag mega veel rode taken staan.’
Door informatie vooraf op te halen, processen te automatiseren en verslaglegging te versnellen, ontstaat een efficiëntere manier van werken waarin kwaliteit en gebruiksgemak hand in hand gaan.
Daarmee beschikt Capability over een toekomstbestendige werkwijze waarin technologie de professional ondersteunt, zodat de aandacht kan blijven waar die hoort: bij de medewerker en werkgever.